Rapport annuel 2020-2021

 

Rapport annuel pour l’année 2020-2021

 

 

Bonjour à tous et toutes,

 

Bienvenue à cette 31e réunion de l’assemblée générale de l’Association des familles Demers Inc. Ce n’est un secret pour personne, les restrictions provoquées par la pandémie que nous vivons depuis l’an dernier, a ralenti sinon presqu’arrêté nos activités. Malgré tout, c’est avec grand plaisir que je vous soumets un compte rendu de nos activités de l’année 2020-2021 ainsi que les projets et/ou transformations que nous souhaitons mettre de l’avant pour l’année 2021-2022.

 

Je tiens à remercier toutes les personnes qui nous donnent généreusement de leur temps, que ce soit comme administrateurs ou comme bénévoles. Ces personnes forment une équipe rajeunie et dynamique et contribuent par leur générosité et leur détermination à faire de notre Association un organisme unique en son genre.

 

Voici donc ce que nous avons accompli au cours de la dernière année :

 

RÉGIE INTERNE

 

  • Cinq réunions du conseil d’administration ont été tenues par vidéo conférence soit les :
  • 13 juin 2020
  • 22 août 2020
  • 17 octobre 2020
  • 28 novembre 2020
  • 20 février 2021

 

  • Une réunion du conseil exécutif, également tenue par vidéo conférence :
  • Le 18 août 2020

 

  • À signaler, nous avons également de très nombreux échanges via internet et téléphone.

 

COMITÉ DU BULLETIN

Responsables : Alain Demers et Andrée Demers

 

Depuis 2018, Andrée Demers a rejoint le comité et depuis son arrivée c’est elle qui en fait le montage à partir des éléments que nous avons préparés, des textes composés et des photos recueillies. En tant que responsable, je tiens à remercier toutes les personnes qui collaborent au bulletin en fournissant des textes et photos, en faisant des traductions, en relisant l’édition à paraître et en recherchant des commanditaires. Grace à Garnet Rigby-Wharton, nous avons obtenu et publié un récit de pionniers partis vers l’ouest du continent au milieu du 19e siècle.

 

Un nombre croissant de nos membres, soucieux d’éviter le gaspillage du papier, nous demandent maintenant de leur faire parvenir leur bulletin par courriel en format PDF.  Si vous désirez adhérer à ce service, s.v.p. nous en aviser directement ou par courriel à  info@famillesdemers.org

 

MARKETING ET COMMUNICATIONS

Responsable : Alain Demers

 

Côté marketing, produits promotionnels : Nous avons présentement un inventaire intéressant d’articles à l’effigie de notre blason.

 

L’ensemble de nos articles promotionnels ainsi qu’un formulaire révisé de commande interactif sont disponibles sur notre site internet. Je vous invite à le consulter. Ces items sont tous à prix très raisonnable et,  vous pourriez les utiliser comme cadeaux pour les membres de vos familles.

 

Côté communication : Je m’occupe de publier des articles soulignant des exploits ou autres faits dignes d’intérêt concernant des Demers sur notre page Facebook. C’est dans cet esprit que nous nous sommes donné comme but d’écrire des « Capsules historiques » relatant des événements passés qui valent la peine d’être mentionnés. Nous tentons de varier les sujets dans ces publications. Le nombre d’adhérents augmente de façon constante et me permet d’échanger  fréquemment avec des descendants de Demers partout en Amérique du Nord.

 

Si vous voulez être avisé de nos publications, rendez-vous sur notre page et cliquez sur le « j’aime » au bas de la photo du CA.  Si vous avez connaissance d’un événement d’intérêt mettant en valeur un(e) Demers faites-nous le savoir au : info@famillesdemers.org

 

Notre site Internet est lui aussi en ligne et suscite beaucoup d’intérêt. D’ailleurs, depuis son ouverture, nous avons reçu plus de 7 500 visites dont certaines à partir de notre page Facebook reliée au site Internet.  Considérant sa configuration, j’ai pu y faire quelques mises-à-jour mineures mais nous avons maintenant la chance que Philippe Demers (fils de Raymond) se soit offert pour faire les mises-à-jour des logiciels et du contenu. Louis Demers (neveu de Suzanne) en a fait un examen exhaustif et relevé plusieurs éléments demandant des ajustements qui seront effectués bientôt.  Jusqu’à date, le coût demeurait le même pour l’hébergement du site mais nous venons de recevoir une facture pour plus du double du montant actuel.  Nous allons donc évaluer les différentes possibilités qui s’offrent à nous pour obtenir le même service à un coût moindre.

 

COMITÉ DES RÉUNIONS ET DES RASSEMBLEMENTS

Responsable : Alain Demers aidé de tous les membres du C.A.

 

Bien qu’il se soit avéré impossible de tenir un rassemblement en personne l’an dernier, nous devions quand même tenir notre Assemblée générale annuelle.  Cette année les règles sont devenues plus « élastiques » en égard au délai stipulé suite à la fin de notre exercice financier.  Nous avons convoqué une réunion par zoom le 3 octobre.  23 personnes ont participé à cette rencontre, dont 4 cousins américains.

 

Diverses consultations ont eu lieu auprès d’Espace OBNL, un organisme veillant aux bonnes règles de procédures, avant la rencontre zoom du 3 octobre et, lors de notre 122e CA du 22 août 2020, des résolutions ont été adoptées reconduisant les membres du conseil d’administration ainsi que l’exécutif dans leurs fonctions respectives jusqu’à la tenue de la prochaine réunion de l’assemblée générale.

 

 

 

 

GÉNÉALOGIE ET HISTOIRE

Responsable : Johanne Demers

 

En plus des recherches que nous effectuons de façon continue, certains de nos correspondants partagent avec nous leurs généalogies via internet. Ces informations sont par la suite relayées à notre généalogiste attitré  Yvan Demers bonifiant ainsi notre banque de données qui contient maintenant les noms de plus de 77 000 personnes. Cette année encore, nous avons renouvelé notre abonnement à Ancestry pour nous assister au besoin dans certaines recherches et Hérédis nous a offert une fois de plus deux licences de la version 2021 que nous sommes en voie d’installer à quatre endroits différents (chez Yvan, Johanne, Suzanne et moi-même).  Johanne peut maintenant recevoir vos demandes généalogiques via le : SecretariatDemers@hotmail.com

 

Nous continuons d’archiver de nombreux documents papier et/ou numérisés. Il s'agit principalement d'actes notariés, de baptêmes, mariages et sépultures, mais on y retrouve également des articles et extraits de livres concernant les Demers. La banque centrale de données généalogique ainsi que ces documents papiers sont sous la bonne garde d’Yvan tandis que Johanne s’assure d’archiver tout ce qui est numérisé.

 

TRÉSORERIE

Responsable : Luc Gingras

 

Lors de l’AGA du 3 octobre 2020, Luc Gingras nous a présenté son bilan financier courant ainsi que ses prévisions pour l’année à venir avec le rapport d’analyse complété par les responsables mandatés pour accomplir cette tâche. Nous avons maintenant pris les mesures nécessaires et préparé un formulaire de procédure approprié pour recevoir les divers paiements de nos membres canadiens par virement Interac. Nous examinons aussi les possibilités d’un service équivalent pour nos membres américains et espérons que cela sera éventuellement possible.

 

SECRÉTARIAT

Responsables : Rosy Scalvini et Johanne Demers

 

Rosy assure entre autres tâches : la préparation des ordres du jour, la rédaction des procès-verbaux, la relecture de divers textes ainsi que leur traduction.  Johanne, depuis plusieurs années déjà, assume la tâche très particulière du suivi des cartes de membres.  C’est d’ailleurs pour simplifier cette partie du travail que nous avons amorcé d’uniformiser le processus de renouvellement des cartes de membre à une date fixe, soit au 1er avril de chaque année. Le processus  a bien fonctionné et l’uniformisation est maintenant complétée.

 

Nous examinons présentement la possibilité d’envoyer par courriel à tous ceux qui nous ont donné leur adresse courriel, un formulaire unifié pour le renouvellement des cartes de membres. Ceux qui n’ont pas de courriel, rassurez-vous, vous continuerez de le recevoir par la poste. Il sera maintenant possible pour les membres canadiens d’utiliser le paiement par virement Interac si vous le désirez. A nos membres américains, on ne vous oublie pas, on cherche une solution.

 

Je me dois de mentionner qu’en ce début d’année, les renouvellements annuels et pour cinq ans des cartes de membres vont très bien. Cela nous porte à penser que nos membres apprécient notre travail et ce qu’on leur présente.

 

Merci de votre attention,

 

Alain Demers,  président

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